تلتزم شركة ASB Consulting (يُشار إليها فيما بعد بـ«الشركة» أو «ASB») باحترام خصوصية عملائها وحماية البيانات الشخصية والمعلومات التجارية والمالية والمستندات التي تطّلع عليها أو تتلقاها أو تعالجها في إطار تقديم خدماتها المهنية والاستشارية والإدارية.

تقدم الشركة خدمات المحاسبة ومسك الدفاتر وإعداد التقارير المالية، والاستشارات الضريبية، وإعداد ومتابعة الإقرارات الضريبية، وخدمات الموارد البشرية، وإدارة شؤون الموظفين، وخدمات العلاقات الحكومية (PRO)، وتأسيس الشركات وتعديلها وتصفيتها، ومتابعة الإجراءات عبر المنصات الحكومية والإلكترونية ذات الصلة في مملكة البحرين والمملكة العربية السعودية، وغيرها من الخدمات المتفق عليها مع العملاء.

ونظرًا لطبيعة هذه الخدمات، قد تتطلب أعمال الشركة الاطلاع على معلومات مالية وتجارية ووثائق رسمية وبيانات شخصية تخص العملاء، أو موظفيهم، أو ممثليهم، أو الأطراف ذات الصلة.

تهدف هذه السياسة إلى توضيح أنواع البيانات والمعلومات التي قد تتعامل معها الشركة، وأغراض استخدامها، وكيفية حمايتها والاحتفاظ بها ومشاركتها، والحقوق المتعلقة بها.

وتسري هذه السياسة على البيانات التي يتم جمعها أو تلقيها أو معالجتها من خلال الموقع الإلكتروني للشركة، ونماذج التواصل والإعلانات، والبريد الإلكتروني، ووسائل الاتصال، والعقود، والمستندات المقدمة من العملاء، والمنصات والأنظمة المستخدمة في تقديم الخدمات.

بحسب طبيعة الخدمة المقدمة، قد تتعامل الشركة مع الفئات التالية من البيانات والمعلومات:

2.1. البيانات الشخصية وبيانات التواصل

• الأسماء والصفات الوظيفية والمسميات المهنية.
• أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني والعناوين المهنية.
• بيانات الممثلين المفوضين ومسؤولي الاتصال لدى العملاء.
• بيانات الهوية وجوازات السفر والإقامة والتصاريح والمستندات الرسمية، عند الحاجة إلى تنفيذ الإجراءات المطلوبة.
• التوقيعات والمستندات المتعلقة بالتفويض والوكالات والتمثيل القانوني.

2.2. البيانات المالية والمحاسبية

• القوائم المالية، وميزان المراجعة، ودفاتر الأستاذ، والقيود المحاسبية.
• فواتير المبيعات والمشتريات، والإيصالات، والمصروفات، والإيرادات.
• كشوف الحسابات البنكية والمعاملات المالية والمطابقات البنكية.
• بيانات الذمم المدينة والدائنة والأرصدة والتسويات المالية.
• بيانات الرواتب والمزايا والاستحقاقات والتسويات المتعلقة بالموظفين.
• السجلات والملفات والمستندات اللازمة لإعداد التقارير المالية أو تنفيذ الأعمال المحاسبية المتفق عليها.

2.3. البيانات الضريبية والتنظيمية

• الإقرارات الضريبية والزكوية والمستندات المؤيدة لها.
• بيانات ضريبة القيمة المضافة والفواتير والسجلات الضريبية.
• المراسلات والإشعارات وطلبات المعلومات الصادرة عن الجهات التنظيمية والضريبية.
• المستندات المتعلقة بالفحص والتدقيق، والاعتراضات، وطلبات الاسترداد، والتسويات.
• بيانات التسجيلات والتراخيص والسجلات التجارية والاستثمارية، بحسب نطاق الخدمة.

2.4. بيانات الموظفين والموارد البشرية

• أسماء الموظفين، وبيانات الاتصال، والهوية، والإقامة.
• عقود العمل، والتعديلات، وإنهاء الخدمة، والمستحقات.
• بيانات الرواتب والأجور والتحويلات المتعلقة بها.
• بيانات التأمينات الاجتماعية والتسجيلات الوظيفية وتصاريح العمل.
• تواريخ انتهاء الوثائق، والتراخيص، والإقامات، والتصاريح.
• بيانات الإجازات والحضور والغياب وغيرها من المعلومات اللازمة للخدمات المتفق عليها.
• المستندات المتعلقة بالتوظيف، أو نقل الخدمات، أو تجديد الوثائق، أو إنهاء العلاقة الوظيفية والخروج النهائي، بحسب الحالة.

ولا تطلب الشركة البيانات الصحية أو غيرها من البيانات الحساسة إلا عند الضرورة الفعلية لتقديم خدمة محددة، وبما يتوافق مع المتطلبات القانونية المطبقة.

2.5. بيانات الشركات والمعلومات التجارية السرية

• السجلات التجارية وتراخيص الأنشطة والاستثمار.
• بيانات الملاك والشركاء والمفوضين بالتوقيع والمستفيدين الفعليين، عند الحاجة.
• العقود والاتفاقيات والوكالات والمراسلات التجارية.
• البيانات المتعلقة بالعمليات التجارية والموردين والعملاء.
• خطط العمل والميزانيات والتوقعات المالية والمعلومات التشغيلية.
• المستندات المتعلقة بتأسيس الشركات أو تعديلها أو تصفيتها.

وتتعامل الشركة مع هذه المعلومات باعتبارها معلومات سرية متى كانت بطبيعتها أو بموجب العقد أو الأنظمة المعمول بها تستوجب السرية، سواء كانت تتضمن بيانات شخصية أم لا.

2.6. بيانات استخدام الأنظمة والمنصات الحكومية

قد تتعامل الشركة، بناءً على التفويض والصلاحيات الممنوحة لها، مع معلومات متاحة عبر المنصات الحكومية أو الأنظمة الإلكترونية ذات الصلة بالخدمة، بما في ذلك منصات الضرائب والتجارة والاستثمار والعمل والتأمينات والإقامة والموارد البشرية.

ويقتصر استخدام هذه البيانات على تنفيذ الإجراءات المطلوبة ضمن نطاق التفويض أو الاتفاق مع العميل، مع الالتزام بشروط استخدام المنصات والمتطلبات النظامية ذات الصلة.

ولا يجوز استخدام حسابات العميل أو صلاحياته أو بيانات الدخول الخاصة به خارج الأغراض المصرح بها.

قد تحصل الشركة على البيانات والمعلومات من خلال:

• العملاء أو ممثليهم المفوضين مباشرة.
• العقود وعروض الأسعار ونماذج طلب الخدمات والمراسلات المهنية.
• البريد الإلكتروني والهاتف ووسائل التواصل ونماذج الموقع الإلكتروني ونماذج LinkedIn Lead Gen Forms والحملات الإعلانية.
• الملفات والسجلات والمستندات التي يرفعها العميل أو يرسلها إلى الشركة.
• الأنظمة المحاسبية ومنصات إدارة الأعمال والأنظمة الحكومية، وفق الصلاحيات والتفويضات المعتمدة.
• الجهات الحكومية أو التنظيمية أو مزودي الخدمات، عندما يكون الحصول على البيانات مشروعًا وضروريًا لتنفيذ الخدمة.

وتلتزم الشركة، بحسب دورها في معالجة البيانات، بالحصول عليها واستخدامها وفق الأساس النظامي المناسب، وعدم طلب بيانات تتجاوز ما يلزم بصورة معقولة لتقديم الخدمة أو تحقيق الغرض المحدد.

تستخدم الشركة البيانات والمعلومات للأغراض المهنية والتشغيلية التالية، بحسب الخدمة المطلوبة:

• تقديم الخدمات المحاسبية، والمالية، والاستشارية، والضريبية.
• إعداد التقارير والقوائم المالية والإقرارات والمستندات التنظيمية.
• تنفيذ إجراءات الموارد البشرية والخدمات الحكومية والإدارية.
• إدارة تسجيلات الشركات وتراخيصها وتعديلاتها وإجراءات تصفيتها.
• متابعة الطلبات والموافقات والتجديدات والمواعيد النهائية.
• التواصل مع العملاء بشأن الخدمات، والطلبات، والمستندات الناقصة، والملاحظات.
• الوفاء بالالتزامات التعاقدية، والمحاسبية، والتنظيمية، والقانونية.
• توثيق الأعمال المنفذة وإدارة الفواتير والمستحقات والسجلات المهنية.
• حماية الأنظمة من الاستخدام غير المصرح به، وإدارة المخاطر الأمنية والتشغيلية.
• تحسين جودة الخدمات والأنظمة، وإعداد إحصاءات تشغيلية مناسبة عند الحاجة.

تدرك الشركة أن المستندات المالية والتجارية وبيانات الموظفين والسجلات الرسمية التي تتعامل معها قد تكون ذات طبيعة حساسة أو سرية، ولذلك تلتزم بالمبادئ التالية:

• استخدام المعلومات في حدود الغرض الذي جُمعت من أجله أو الذي تم الاتفاق عليه مع العميل.
• قصر الوصول إلى المعلومات على الموظفين والمتعاونين المخولين الذين تستلزم مهامهم الاطلاع عليها.
• عدم إفشاء معلومات العميل أو استخدامها لمصلحة شخصية أو لمصلحة طرف آخر دون مسوغ مشروع.
• عدم نشر مستندات العملاء، أو بياناتهم المالية، أو بيانات موظفيهم، أو استخدامهم في مواد تسويقية أو دراسات حالة تعريفية إلا وفق تصريح مناسب ومشروع.
• التعامل مع المراسلات والمستندات والملفات والنسخ الإلكترونية والورقية وفق مستوى السرية المناسب لطبيعتها.
• الالتزام بواجبات السرية التعاقدية والمهنية والنظامية ذات الصلة.

ويستمر الالتزام بسرية المعلومات بعد انتهاء العقد أو توقف تقديم الخدمات، ما دامت المعلومات محتفظة بطبيعتها السرية أو كانت الأنظمة أو الاتفاقيات تفرض استمرار حمايتها.

ولا يترتب على هذه السياسة إخلال بأي التزام سرية أشد تقرره اتفاقية مستقلة، أو عقد خدمة، أو متطلب مهني، أو نظام واجب التطبيق.

تعمل الشركة على تطبيق تدابير إدارية وتقنية وتنظيمية مناسبة لطبيعة البيانات والمخاطر المرتبطة بها، وقد تشمل بحسب الأنظمة والأدوات المستخدمة:

• تقييد صلاحيات الوصول إلى الملفات، والأنظمة، وفق المهام، والمسؤوليات.
• استخدام وسائل مناسبة لحماية الحسابات والأنظمة والملفات من الوصول غير المصرح به.
• حماية الأجهزة ووسائل الاتصال والملفات المستخدمة في أداء الأعمال.
• تنظيم مشاركة المستندات وإرسالها إلى الأشخاص المخولين.
• مراجعة الصلاحيات عند تغير المسؤوليات أو انتهاء الحاجة إليها.
• اتخاذ إجراءات مناسبة للاحتفاظ بالبيانات وإتلافها أو حذفها عند انتفاء الحاجة إليها، مع مراعاة الالتزامات النظامية.
• التعامل مع الحوادث الأمنية واتخاذ الإجراءات المناسبة لاحتواء آثارها، والإبلاغ عنها عند وجوب ذلك نظامًا.

وتسعى الشركة إلى تقليل مخاطر الفقد، أو التغيير، أو الإفشاء، أو الوصول غير المصرح به، إلا أنه لا يمكن ضمان خلو أي نظام إلكتروني أو وسيلة نقل بيانات من جميع المخاطر الأمنية بصورة مطلقة.

لا تبيع الشركة البيانات الشخصية أو قوائم العملاء أو المستندات المالية والتجارية للعملاء إلى أطراف ثالثة لأغراضهم التسويقية المستقلة.

وقد يكون من الضروري مشاركة بعض البيانات، بالقدر اللازم فقط، في الحالات التالية:

7.1. الجهات الحكومية والتنظيمية

عند تقديم طلب، أو إقرار، أو تسجيل، أو تجديد، أو إجراء رسمي، أو عند وجود التزام قانوني أو طلب مشروع صادر عن جهة مختصة.

7.2. مزودو الخدمات التقنية

مع مزودي الاستضافة والبريد الإلكتروني والتخزين السحابي والأنظمة المحاسبية وإدارة الأعمال والاتصالات وأمن المعلومات، عندما تكون خدماتهم لازمة لتشغيل الأعمال أو تنفيذ الخدمة، مع اتخاذ التدابير المناسبة لحماية البيانات بحسب طبيعة العلاقة والمتطلبات القانونية.

7.3. المستشارون والجهات المهنية

عند الاستعانة بمستشارين قانونيين، أو مهنيين، أو مدققين، أو جهات مختصة، إذا كان ذلك ضروريًا ومشروعًا لأداء العمل أو حماية الحقوق أو الوفاء بالالتزامات.

7.4. العميل أو ممثلوه والأطراف المعنية بالخدمة

عندما تتطلب الإجراءات مشاركة مستندات أو معلومات مع العميل نفسه أو ممثليه المفوضين أو الجهات التي يتعامل معها العميل في نطاق الخدمة.

7.5. الالتزامات القانونية وحماية الحقوق

عندما يكون الإفصاح مطلوبًا بموجب النظام أو أمر صادر عن جهة مختصة، أو لازمًا لإقامة مطالبة قانونية أو ممارستها أو الدفاع عنها، وفق المتطلبات المطبقة.

وتعمل الشركة على قصر المشاركة على الحد الضروري، ومراعاة صلاحيات المستلمين وطبيعة البيانات والمتطلبات القانونية ذات الصلة.

قد يزوّد العميل الشركة ببيانات تخص موظفيه، أو شركاءه، أو ممثليه، أو غيرهم من الأشخاص لغرض تنفيذ الخدمات المتفق عليها.

في هذه الحالات:

• تستخدم الشركة تلك البيانات ضمن نطاق الخدمة والتفويض الممنوح لها.
• يظل تحديد الغرض من المعالجة وتوفير الأساس النظامي اللازم لها خاضعًا لتوزيع المسؤوليات بين الشركة والعميل وفق طبيعة العلاقة والأنظمة المعمول بها.
• يتعين على العميل، بحسب مسؤوليته النظامية، التأكد من مشروعية تقديم البيانات للشركة وصحة التفويضات والموافقات اللازمة متى كانت مطلوبة.
• لا تستخدم الشركة بيانات الموظفين أو الغير لأغراض غير مرتبطة بالخدمة إلا بمسوغ مشروع ومستقل.

وتحدد العقود واتفاقيات معالجة البيانات، عند إبرامها، المسؤوليات التفصيلية لكل طرف بحسب دوره الفعلي بوصفه متحكمًا في البيانات أو معالجًا لها أو وفق أي تصنيف نظامي منطبق.

قد تتطلب بعض الخدمات الدخول إلى منصات إلكترونية أو أنظمة حكومية باستخدام صلاحيات أو تفويضات معتمدة من العميل.

وتلتزم الشركة بما يلي:

• استخدام صلاحيات الوصول الممنوحة لها لتنفيذ الإجراءات المتفق عليها فقط.
• عدم إجراء معاملات خارج نطاق التفويض أو تجاوز الصلاحيات الممنوحة.
• عدم مشاركة بيانات الدخول أو رموز التحقق أو وسائل المصادقة مع أشخاص غير مخولين.
• استخدام وسائل الوصول المعتمدة من المنصة متى كانت متاحة، وتجنب الاحتفاظ ببيانات الدخول إلا عند وجود ضرورة تشغيلية مشروعة وآلية حماية مناسبة.
• إنهاء الوصول أو إلغاء الصلاحيات التي تديرها الشركة عند انتهاء الحاجة إليها، بحسب الإجراءات المتاحة والتزامات الأطراف.

ويظل العميل مسؤولًا عن إدارة صلاحياته ومستخدميه المخولين، وعن الإبلاغ عن أي وصول أو استخدام غير مصرح به يكتشفه، مع مراعاة المسؤوليات التي يتحملها كل طرف بموجب العقد والنظام.

تحتفظ الشركة بالبيانات والمعلومات للمدة اللازمة لتحقيق الأغراض التي جُمعت من أجلها، وتنفيذ الخدمات والالتزامات التعاقدية والمهنية، والامتثال لمتطلبات المحاسبة والضرائب والسجلات القانونية، ومعالجة النزاعات أو المطالبات المحتملة.

وقد تختلف مدة الاحتفاظ بحسب نوع المستند، وطبيعة الخدمة، والمتطلبات القانونية في الدولة المعنية، والالتزامات المهنية أو التعاقدية.

وعند انتهاء الحاجة إلى الاحتفاظ بالبيانات، تعمل الشركة على حذفها أو إتلافها أو إخفاء هوية أصحابها، بحسب ما يكون مناسبًا ومتاحًا، ما لم يكن الاحتفاظ بها مطلوبًا أو مسموحًا به نظامًا.

وقد تبقى بعض النسخ في النسخ الاحتياطية أو السجلات المؤرشفة لفترة محدودة وفق دورة العمل التقنية وإجراءات الاحتفاظ المعمول بها، مع استمرار تطبيق التدابير المناسبة لحمايتها.

مع مراعاة القانون الواجب التطبيق، وحقوق الأطراف الأخرى، والاستثناءات النظامية، قد يحق لصاحب البيانات طلب ما يلي:

• معرفة كيفية استخدام بياناته الشخصية والأغراض المرتبطة بها.
• طلب الوصول إلى بياناته الشخصية أو الحصول على معلومات عنها.
• طلب تصحيح البيانات غير الدقيقة أو استكمال البيانات الناقصة.
• طلب حذف البيانات أو تقييد معالجتها في الحالات التي يجيزها النظام.
• سحب الموافقة عندما تستند المعالجة إلى الموافقة، دون أن يؤثر ذلك على مشروعية المعالجة السابقة للسحب.
• الاعتراض على بعض أنواع المعالجة أو طلب إيقافها، متى كان ذلك حقًا مقررًا بموجب القانون.
• تقديم شكوى إلى الجهة المختصة بحماية البيانات، وفق الإجراءات المعمول بها.

ولا تعني هذه الحقوق أن جميع الطلبات يمكن تنفيذها في كل الحالات؛ فقد يتعذر حذف بعض السجلات أو تقييد استخدامها عندما يفرض القانون الاحتفاظ بها أو عندما تكون لازمة لإثبات الحقوق أو الوفاء بالتزامات قائمة.

وتُراجع الطلبات وفق هوية مقدمها وصفته ونطاق الطلب والمتطلبات النظامية ذات الصلة، وقد تطلب الشركة معلومات إضافية معقولة للتحقق من الهوية أو الصلاحية قبل اتخاذ الإجراء.

قد تستخدم الشركة موقعها الإلكتروني ونماذج LinkedIn والحملات الإعلانية والبريد الإلكتروني ووسائل التواصل للتعريف بخدماتها واستقبال طلبات التواصل والاجتماعات وعروض الأسعار.

وقد تشمل البيانات المجموعة من خلال هذه الوسائل الاسم، والمسمى الوظيفي، واسم الشركة، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، والقطاع، وطبيعة الخدمة المطلوبة، وأي معلومات أخرى يقدمها الشخص طوعًا.

تستخدم هذه البيانات للرد على الاستفسارات وتقييم الاحتياجات المهنية والتواصل بشأن الخدمات ذات الصلة.

ويجوز لصاحب البيانات الاعتراض على الرسائل التسويقية أو طلب التوقف عن تلقيها من خلال وسيلة إلغاء الاشتراك المتاحة أو التواصل مع الشركة، مع مراعاة أي مراسلات ضرورية لتنفيذ عقد قائم أو الوفاء بالتزام قانوني.

قد يستخدم موقع الشركة ملفات تعريف الارتباط أو تقنيات مشابهة لتشغيل الموقع، وتذكر تفضيلات المستخدم، وتحليل الزيارات، وقياس أداء المحتوى أو الحملات الإعلانية، بحسب الأدوات المفعّلة فعليًا.

وقد تخضع بعض هذه التقنيات لمزودي خدمات خارجيين، وتختلف البيانات التي تجمعها بحسب إعداداتها.

وتُستخدم ملفات تعريف الارتباط غير الضرورية وفق متطلبات الموافقة والإفصاح القانونية المطبقة. ويمكن للمستخدم إدارة إعدادات ملفات تعريف الارتباط من خلال أدوات الموقع، إن توفرت، أو من خلال إعدادات المتصفح، مع العلم أن تعطيل بعضها قد يؤثر على بعض وظائف الموقع.

قد يحتوي موقع الشركة أو مراسلاتها على روابط لمنصات حكومية أو خدمات خارجية أو مواقع تابعة لأطراف أخرى.

وتخضع تلك المواقع والخدمات لسياسات الخصوصية وشروط الاستخدام الخاصة بمشغليها، ولا تتحكم الشركة بصورة مستقلة في ممارساتهم المتعلقة بالبيانات.

ويُنصح بمراجعة سياسات الخصوصية الخاصة بتلك الجهات قبل تقديم البيانات إليها، مع مراعاة أن مشاركة المعلومات عبر منصة خارجية قد تخضع أيضًا لشروط تلك المنصة والمتطلبات النظامية ذات الصلة.

إذا علمت الشركة بوقوع حادث أمني يؤثر في البيانات التي تقع ضمن مسؤوليتها، فستتخذ الإجراءات المناسبة للتحقق من الحادث واحتوائه وتقييم آثاره والحد من الأضرار المحتملة.

وستقوم الشركة بإخطار الجهات المختصة وأصحاب البيانات المتأثرين عندما يكون ذلك مطلوبًا بموجب الأنظمة المعمول بها، ووفق المدد والإجراءات المقررة.

ولا يُفسر هذا البند على أنه ضمان بعدم وقوع أي حادث أمني، وإنما بيان لالتزام الشركة باتخاذ التدابير المناسبة والاستجابة وفق مسؤولياتها القانونية والتعاقدية.

يجوز للشركة تحديث هذه السياسة من وقت لآخر لمواكبة التغييرات في خدماتها، أو أنظمتها، أو متطلباتها التشغيلية، أو القانونية.

وسيتم نشر النسخة المحدثة على الموقع الإلكتروني مع تعديل تاريخ آخر تحديث. وتُطبق أي متطلبات إضافية للإشعار أو الموافقة عندما يفرضها النظام.

للاستفسارات، أو الطلبات المتعلقة بالخصوصية، أو حماية البيانات، أو سرية المعلومات، يمكن التواصل مع الشركة عبر:

يرجى توضيح طبيعة الطلب والدولة ذات الصلة بالخدمة، وتقديم الحد الأدنى اللازم للتحقق من الهوية أو الصفة عند الحاجة. ويُرجى عدم إرسال كلمات المرور أو رموز التحقق أو المستندات الحساسة غير الضرورية في رسالة الاستفسار الأولى.

تتعامل الشركة مع الطلبات وفق الإجراءات والمهل والالتزامات المقررة بموجب القانون الواجب التطبيق.